Só devem ser afetas as viagens que estejam relacionadas com a atividade de uma empresa, que seja para obtenção ou relacionamento com clientes, fornecedores ou em formação. Para empresas médicas também estes critérios devem ser seguidos, em que quando se realizem viagens para assistir a congressos médicos, têm de sempre comprovar a existência desses congressos através da fatura do congresso, ou se esta despesa for paga pela indústria, convém ter o ingresso de participação no evento para poder comprovar efetivamente que participou no evento, e que as despesas de viagem e estadias suportadas possam ser aceites fiscalmente.
O mesmo acontece com viagens de formação de curta duração, deverão ser comprovadas com a fatura e o certificado de participação da formação.
Se a viagem for num âmbito mais turístico, o ideal é que não seja a empresa a adquirir. Caso seja a empresa a adquirir esta despesa, deverá ser afeta ao colaborador em causa, de forma a tributar, como rendimento de trabalho dependente. O rendimento não será alvo de retenção na fonte, por se tratar de um rendimento em espécie.
Em termos de IRC, sendo o gasto com a viagem tributado em IRS, na esfera individual do trabalhador ou gerente, este gasto deve ser fiscalmente dedutível nos termos da alínea d) do nº 1 do artigo 23 do Código de IRC.