Muitas vezes os profissionais médicos, trabalhadores ou gerentes, deslocam-se com a sua viatura própria, ao serviço da sua entidade patronal, para deslocações a clínicas e hospitais e outros estabelecimentos para prestarem serviços médicos.
Não existe uma legislação específica sobre as ajudas de custo relativas ao setor privado, contudo a maioria das empresas utiliza o Decreto-Lei n.º 106/98 como referência, que estabelece as normas para a função pública.
Apenas deverá ser aplicado nas deslocações diárias que se realizem além dos 20 km do local habitual de trabalho. O valor de referência para a categoria de transporte em viatura automóvel própria do trabalhador é de 0,36€/km, em 2024 passa a 0,40€/km.
Fiscalmente como é tributado?
Depende da situação em concreto:
- Se os km forem faturados aos clientes e existir um mapa de deslocações: o custo é aceite fiscalmente em IRC sem tributações autónomas;
- Se os km forem faturados aos clientes, mas não existe um mapa de deslocações: o custo não é aceite fiscalmente em IRC, mas continua sem tributações autónomas;
- Se os km não forem faturados aos clientes e existir um mapa de deslocações: o custo é aceite fiscalmente, mas com tributação autónoma de 5%.
- Se os km não forem faturados aos clientes nem existir um mapa de deslocações: o custo não é aceite fiscalmente e apenas haverá tributação autónoma se a empresa tiver prejuízo fiscal no exercício a que se reporta.
Portanto é muito importante existir um mapa de deslocações, independentemente de os tais custos atribuídos serem ou não faturados a clientes.
O que deve ter um mapa de deslocações?
O mapa de deslocações deve identificar a data, os locais, tempo de permanência, objetivo e número de km de cada deslocação, bem como a identificação da viatura e respetivo proprietário. No final do mapa poderá ter o somatório de km efetuado num determinado período, normalmente mensal.
Pode as ajudas de custo serem superiores aos valores de referência?
Se os valores aplicáveis à remuneração forem superiores aos valores de referência, esses valores de diferença, deverão ser processados como rendimentos de trabalho dependente do trabalhador e tributados em IRS na esfera do trabalhador. Aqui o gasto é aceite fiscalmente em IRC e não há tributação autónoma.